Проанализировав наши проекты, реализованные за 13-ти летний опыт работы в сфере управления торговыми предприятиями, и растущие требования наших уважаемых клиентов, компания "Комплексные системы" разработала новый вид документа - «Распоряжение на сборку».
Документ интегрируется в Систему управления торгового предприятия "ДЕЛа&ФИНансы. Оптовая торговля" и предназначен для упрощения работы отделов складирования оптовых предприятий и дистрибьюторских компаний.
Что это за документ «Распоряжение на сборку»?
Этот вид документа занимает промежуточное положение в цепочке документов на отгрузку товара между заказами (счетами на предоплату) и накладными на фактическую отгрузку. Как и обычные документы, распоряжения на сборку представлены в виде реестров документов.
Документ имеет сложную структуру и позволяет просматривать информацию в трех разрезах:
- Сборочные части – товар для сборки. Используется для распределения распоряжения между исполнителями, отображения информации о ходе проведения работ сортировщиков (кладовщиков).
- Общий перечень товаров. Используется для проверки и корректировки фактического количества.
- Список сформированных по распоряжению накладных на отгрузку фактического количества.
Документ позволяет объединить несколько заказов одного или нескольких клиентов (собственных торговых точек) и сохранить это в виде «Распоряжения на сборку». Задача объединения заказов возникает из необходимости осуществлять групповую обработку заказов (по маршрутам или способу доставки, группам товара, времени суток). Распоряжение на сборку может содержать отдельные Сборочные части, в которых сгруппирован товар по местам хранения (например, Холодный склад, Теплый склад) или по сортировщикам (кладовщикам, грузчикам). Для каждой сборочной части может фиксироваться исполнитель (сортировщик), время создания, начала и завершения сборки. Если в результате отработки сборочных частей выявилась невозможность отгрузить полное количество товара, в распоряжении на сборку корректируется графа «Фактическое количество», при этом если отгружается одинаковый товар можно произвести равномерное уменьшение количества, что бы не оставить одного из клиентов (собственных торговых точек) без товара.
Создан специальный режим контроля качества сборки с помощью оборудования (сканеров штриховых кодов или терминалов для сбора данных), в этом случае графа «Фактическое количество» обнуляется и заполняется автоматически при сканировании товара или загрузки данных из терминалов сбора данных. Этот режим позволяет прогнать весь товар через оборудование и определить отклонения в большую или меньшую сторону запланированного к отгрузке количества. Только после того, как распоряжение на сборку проверено и в него внесены все изменения происходит формирование накладных на отгрузку товара.
Зачем это нужно?
Распоряжение на сборку позволяет решить следующие, задачи:
- Отменить операции по исправлению накладных отгрузки товара или на несколько порядков уменьшить количество случаев, когда необходима эта операция. Изменение накладных, особенно производимое задним числом, наиболее частая причина проблем с остатками товара и воровства и головоломок с текущими остатками.
- Позволяет связать между собой документы заказы и накладные в предприятиях формата Cash&Carry. В таких торговых предприятиях большая масса товар товара находится в корзинах покупателей, но при этом большая часть товара отпускается и по предварительно принятым заказам. Если по такому заказу сформировать накладную то и пойти её собирать то при малом запасе товара такая накладная заблокирует остаток и у кого-то из покупателей придется отобрать товар, так как система контроля остатков не разрешит отгрузить в минус. Отключение такой системы контроля не желательно, так как она является дополнительным механизмом поддержания в актуальном виде остатков в компьютерной системе учета.
- Позволяет организовывать групповую сборку по сводным накладным товара для доставки, выдачи, для сборки товара по ассортименту (не находить один и тот же товар последовательно в 20 накладных, а сразу сортировать одно наименование в 20 коробок).
- Позволяет осуществлять групповую печать комплектов сопроводительных первичных документов по всем накладным, сформированным по распоряжению. Позволяет организовать учет работы складских работников (объем выполненной работы, скорость и качество сборки) Позволяет формировать документы на отгрузку по предварительным заказам поступившей продукции (например, торговля периодическими изданиями).
- Позволяет организовать отгрузку весовых товаров (например, колбасы) у которых окончательное количество известно только после сборки товара.
Как создаются?
Вызовы процедур вынесены в контекстное меню реестров документов заказов и реестров накладных на поступление товарно-материальных ценностей. Пункты меню доступны пользователям системы, наделенным необходимыми правами.
