Комплексная информационная система "ДЕЛа&ФИНансы. Оптовая торговля" – это решение, предназначенное для оптовых торговых предприятий, складских терминалов, дистрибьюторских компаний. Система "ДЕЛа&ФИНансы. Оптовая торговля" идеально подходит и конфигурируется для крупных, средних и малых оптовых предприятий. Она очень надежна и динамична, легко масштабируется, позволяет создавать распределенные филиальные структуры и вести смежный бизнес.

Система была разработана для эффективного управления всеми технологическими процессами на предприятии:

• Цепочки поставок товара от поставщиков на склад (управление товарным запасом);
• Сборка товара на складах (складская логистика);
• Доставка товара покупателям (транспортная логистика);
• Взаимоотношения с покупателями;
• Управление командами торговых представителей;
• Взаимоотношениям с поставщиками.

Основа системы управления оптовым предприятием "ДЕЛа&ФИНансы. Оптовая торговля" - это единое информационное пространство.

В системе отражается все и сразу. Это позволяет видеть полную картину состояния бизнеса в реальном времени. Система дает возможность автоматизации и учета всех процессов на предприятии. Целостный подход позволяет добиться эффективности за счет выстраивания комплексных сквозных бизнес-процессов.

Описание системы управления оптовым предприятием "ДЕЛа&ФИНансы. Оптовая торговля":

• Учет товарно-материальных ценностей

  Товар поступает на склад от поставщиков товаров.

  Накладные на отгрузку ТМЦ производится по заказам торговых представителей, либо непосредственно по заказам покупателей. Заказы торговых представителей могут быть импортированы в Систему как с КПК (посредством программы Delfin Mobile), так и импортированы из файла формата EXCEL (с бланка заказа), а также набиты оператором вручную.

  Есть возможность выписывать один Заказ с нескольких складов. В этом случае выписка производится с виртуального склада, который собирает остатки со всех необходимых складов.

  После того, как Заказ готов – по нему формируются несколько накладных (по одной с каждого склада). При запуске процедуры формирования документа Реализации – программа определяет, склад, на котором хранится товар и выписывает Реализацию именно с того склада, на котором он хранится. Количество складов не ограничено. Например, если в Заказе имеется товар, хранящийся на трех различных складах, будет  сформировано три документа – по одному с каждого склада. Также, на каждом складе может осуществляться товар в разрезе секций, кладовщика.

  По сформированным документам Реализации создается Маршрутный лист для каждого автомобиля доставки. В Маршрутный лист могут попасть только те документы, которые еще не включены в доставку. То есть, один документ Реализация дважды включить в доставку невозможно.

  Для сборки товара на складе (складах) существует два варианта: либо осуществлять сборку по каждому документу отдельно, либо несколько документов Реализация можно объединить в одну Сборочную накладную. При этом, для каждого склада печатается либо комплект документов для отгрузки с каждого склада, либо, сборочные накладные для отгрузки с каждого склада.

  Комплект документов для покупателей печатать можно после сборки товара на складах. Так, если какого-то товара не было в наличии, либо было недостаточное количество – после обработки отгрузки операторами правится документ Реализация и печатается комплект документов для покупателей с учетом недостающего количества.

  Автомобиль отгружается на складе, регистрирует выезд автомобиля с базы и осуществляет доставку.

  По возвращении автомобиля доставки с маршрута, экспедитор отчитывается о проделанной работе.

   

  Документ "Корректировка реализации". Большой проблемой в учетных системах является изменение количества товара в накладных. При исправлении документов «задними» числами меняются остатки. А в случае проведения ревизии, на склад приходуется товар, который мог на склад и не поступать. Возникает ситуация, при которой на складе «фабрикуется» недостача.

  В системе управления предприятием "ДЕЛа&ФИНансы. Оптовая торговля" решена эта проблема. Документ, из которого удаляется товар, не изменяется. Оформляется так называемый документ «Корректировка реализации», который работает как возврат от покупателя. Товар приходуется этим документом на склад датой оформления этого документа. Ни при каких обстоятельствах дату изменить нельзя. Таким образом, остатки на складе не "летят". Исправленный вариант документа, на основании которого оформлен документ "Корректировка реализации" печатается с учетом корректировки. Сам же документ остается в первозданном виде. Также, документ "Корректировка реализации" позволяет ограничить права пользователей на редактирование Реализации.

• Контроль состояния документов. Статусы документов

  Каждый документ реализации имеет ряд статусов для оперативного контроля за каждым документом: «создан», «собирается», «доставляется», «доставлен», «на переделке».

  Статус документов меняется как из реестра документов, так и из маршрутного листа. Для быстрого поиска документов и автоматизации процесса обработки документов как Реализации, так и Маршрутного листа печатается штриховой код, который легко считать сканером штриховых кодов (на поиск документа в реестре уходит не более секунды). Статусы документов служат не только для контроля (на каком этапе доставка Реализации) но и для ограничения доступа к Реализации. Так, если у документа статус «создан» – его может править и печатать оператор, если документ уже принят складом для сборки (статус «собирается») – то для его правки и печати нужны дополнительные права доступа. Ну, а если документ уже доставлен – то уже никто править документ не сможет!!!

  Изменение статуса документов происходит следующим образом: кладовщики принимают Реализацию или сборочные накладные для сборки, регистрируют в Системе сборку товара (сканируется штриховой код с накладной или со сборочной накладно сканером штриховых кодов). Документам присваивается статус «собирается». При выезде автомобиля доставки на маршрут, охрана или начальник отдела доставки дополнительно сканирует документы или маршрутные листы, документам присваивается статус «доставляется».

  При возвращении водителя-экспедитора бухгалтер, принимающий документы, сканирует штриховые коды с накладных и присваивает им статус «доставлен».

• Финансовый контроль

  В системе управления предприятием "ДЕЛа&ФИНансы. Оптовая торговля" предусмотрена возможность довольно гибкого и жесткого контроля за исполнением покупателями финансовой дисциплины. Запретить выписку Реализации покупателям можно как по сумме общего долга, так и по отсрочке платежа.

  • Ограничение реализации покупателю при превышении лимита.
  • Запрет отгрузки при просроченном платеже одного из отгруженных документов на покупателя.
    
  • Кредитный контроллер по правам доступа имеет возможность разрешить отгрузку документа на покупателя при имеющейся просроченной дебиторской задолженности.

• Мобильная система сбора заказов торговыми представителями

  Основное назначение программы:

  • Мобильное оформление заказов.
  • Регистрация принятых от клиентов платежей.
  • Информационная поддержка торговых представителя.

  Двусторонний обмен данными с основной учетной системой предприятия осуществляется как через Интернет, так и через синхронизацию по локальной сети.

  Какой информацией располагает торговый представитель, вооруженный карманным компьютером:

  • Структурированный каталог товаров с остатками и ценами. Список товаров может быть ограничен направлением деятельности данного торгового представителя. Механизмы поиска, фильтрации и сортировки.
  • Виртуальная витрина – отображение полноэкранного изображения товара по выбранной в картотеке позиции. Функция доступна, в том числе, и во время оформления заказа.
  • Клиентская база торгового представителя с детализацией по торговым точкам.
  • Общее сальдо, просроченная задолженность, список не оплаченных или частично оплаченных отгрузок по каждому из клиентов с указанием сумм и сроков оплат.

  Влияние на работу оптового предприятия вцелом:

  • Позволяет полностью отказаться от использования бумажных прайсов и бланков заказов.
  • Значительно сокращается время дальнейшей обработки заказов и платежей.
  • Наличие оперативной и полной информацией у ТП положительно влияет на качество заказов, своевременность сбора оплат.
  • Заказы оперативно поступают на склад, что позволяет более эффективно планировать работу склада и служб доставки.
  • Как конкурентное преимущество, значительно сокращается время между получением заказа и его отгрузкой.
  • Значительно сокращаются время и расходы на перемещение ТП.

   

  Подробное описание Мобильной системы сбора заказов.

• Транспортная логистика

  • В систему управления "ДЕЛа&ФИНансы. Оптовая торговля" интегрирован полноценный модуль транспортной логистики с маршрутными листами и доставкой, привязкой к машинам, водителям и экспедиторам.
  • Логистический модуль позволяет вести учет расходов на ГСМ, отслеживать пробег по каждому маршруту, учитывать время работы водителя, количество обслуженных клиентов.
  • Реализована возможность маршрутизации доставки. То есть маршрутные листы могут формироваться автоматически, исходя из того, какой маршрут запланирован на автомобиль.

• Распоряжения на сборку товара

  Модуль "Распоряжения на сборку" позволяет решает следующие задачи:

  • Отменить операции по исправлению накладных отгрузки товара или на несколько порядков уменьшить количество случаев, когда необходима эта операция Изменение накладных, особенно производимое задним числом, наиболее частая причина проблем с остатками товара и воровства и головоломок с текущими остатками.
  • Позволяет связать между собой документы заказы и накладные в предприятиях формата Cash&Carry. В таких торговых предприятиях большая масса товар товара находится  в корзинах покупателей, но при этом большая часть товара отпускается и по предварительно принятым заказам. Если по такому заказу сформировать накладную и начать сборку, то при малом запасе товара такая накладная заблокирует остаток, и у кого-то из покупателей придется отобрать товар, так как система контроля остатков не разрешит отгрузить "в минус". Отключение такой системы контроля не желательно, так как она является дополнительным механизмом поддержания в актуальном виде остатков в компьютерной системе учета.
  • Позволяет организовывать групповую сборку по сводным накладным товара для доставки, выдачи, для сборки товара по ассортименту (не искать один и тот же товар последовательно в 20 накладных, а сразу сортировать одно наименование в 20 коробок).
  • Позволяет осуществлять групповую печать комплектов сопроводительных первичных документов по всем накладным, сформированным по распоряжению.
  • Позволяет организовать учет работы складских работников (объем выполненной работы,скорость и качество сборки).
  • Позволяет формировать документы на отгрузку по предварительным заказам поступившей продукции(например, торговля периодическими изданиями).
  • Позволяет организовать отгрузку весовых товаров (например, колбасы) у которых окончательное количество известно только после  сборки товара.

   

  Полное описание модуля "Распоряжения на сборку и доставку товара"
  

• Складская логистика

  В подсистеме «Складская логистика» используются расширенные атрибуты мест хранения и справочника товаров, поэтому  адресное хранение товаров осуществляется параллельно с классическим учетом остатков.

  Накладные основной системы являются основаниями для документов системы "Складская логистика". Одна из причин разделения документов заключается в том, что учетная политика предприятия определяет, что в оперативном учете поступление товара может быть отражено на основании документов поставщика, а не на основании фактического поступления товаров. То есть, в случае недостачи товара в приходе накладная будет введена в систему, так как указано в документе поставщика, а недостача будет отражена отдельным расходным документом для того что бы остаток товара на складе соответствовал фактическому поступлению.

  В то же время, в подсистеме «Складская логистика» указывается фактическое поступление товара. Товар размещается по адресам хранения,эти адреса хранения указываются в документе подсистемы «Складская логистика».

  В подсистеме «Складская логистика» одна строка накладной может быть размещена в нескольких местах хранения с указанием количества.

   

  Полное описание модуля "Складская логистика"
  

• Групповая обработка документов и справочников

  Групповая обработка документов, справочников встроена в реестры и проводится непосредственно из них. Можно выделить несколько строк (записей) и изменить нужный параметр, например, проставить группу для нескольких товаров в номенклатурном справочнике.

• Расчет итогов и проведение документов

  В системе "ДЕЛа&ФИНансы. Оптовая торговля" нет понятия "Расчет итогов" и "Проведение документов".

  Все отчеты и расчетные значения определяются на лету благодаря высокому быстродействию, которое обеспечивается эффективной структурой данных и применению оптимизированных SQL запросов.

  Каждый документ может быть исправлен в любое время при наличии соответствующих прав. Эта операция не вызовет необходимости "перепроведения" последующих документов.

• Связи документов

  Документы могут создаваться на основе других документов или копироваться. Можно формировать цепочки документов. Цепочки документов могут создаваться средствами самой базы данных (в триггерах и процедурах), что гарантирует целостность данных.

• Расчет себестоимости

  Себестоимость рассчитывается "по требованию", после того как готовы все документы. Можно считать себестоимость автоматически каждый день. Возможны различные методы расчета себестоимости: FIFO, По партиям, по среднему, Средняя по партии. Для учетов товаров в супермаркете рекомендуется использовать FIFO или средние цены.

• Работа распределенных систем - удаленные офисы, филиалы

  Встроенная поддержка работы удаленных офисов, экспорта и импорта документов, всех справочников. Централизованного ведения справочников, контроля ценообразования и закупки товара. Неограниченное количество колонок цен и гибкое ценообразование позволяют создавать филиальные сети в разных регионах.

• Управление персоналом

  Модуль "Управление персоналом" интегрирован в систему "ДЕЛа&ФИНансы. Оптовая торговля". Он позволяет автоматизировать работу отдела кадров и расчет заработной платы, поддерживает самые разные алгоритмы расчета заработной платы. Имеет богатые возможности, в том числе поддерживается возможность автоматического расчета зарплаты менеджеров, в зависимости от результата деятельности

• Бухгалтерский учет

  Система "ДЕЛа&ФИНансы. Оптовая торговля" позволяет вести как оперативный (управленческий) так и бухгалтерский учет.
  Для этого в ней реализованы два слоя:

  • Документы (первичны);
  • Проводки (формируются на основании документов согласно типовым операциям).

  Можно вести оперативный и бухгалтерский учет в одной базе данных, можно вынести бухгалтерский учет в отдельную базу данных, выгружая в неё документы из базы оперативного учета.
  Для подготовки отчетов в налоговую инспекцию есть дополнительный модуль "Внешняя отчетность". Он позволяет формировать стандартные отчетные формы (ежемесячное обновление форм платное - абонентская плата).
  Для предприятий, желающих вести бухгалтерский учет в программе в "1С Бухгалтерия", созданы режимы экспорта документов и справочников в 1С 7.7 и 1C 8.0-8.2.

• Безопасность. Ограничение доступа к данным

  В системе реализован контроль доступа к документам и справочникам на уровне функций.

  • Права доступа задаются для групп, пользователей. Пользователь может входить в несколько групп (выполнять несколько ролей).
  • Есть возможность использовать SmartCard, Proximy Card для авторизации в системе.
  • Все действия в системе протоколируются, есть возможность просмотра истории изменений документов, записей справочников, цен на товары.
  • Существует несколько уровней дат актуальности, которые позволяют запретить изменения, удаления, создание документов.
  • Глобальная дата актуальности на всю базу данных. Блокирует изменение всех документов, ранее даты актуальности.
  • Дата актуальности на Объект учета. Блокирует документы по объекту учета. Например, Объект учета "Касса", закрывается каждый день.
  • Дата актуальности на запись Аналитического справочника. Например, акт сверки с поставщиком блокирует все документы по этому контрагенту, ранее акта сверки.
  • Для пользователей системы можно задать глубину просмотра и глубину исправления документов в реестрах.